Hoeveel vierkante meter Kantoor heb ik nodig? 

Dit is een vraag die veel ondernemers zich stellen wanneer ze een (nieuw) kantoor nodig hebben, en het is niet altijd eenvoudig te beantwoorden. In dit artikel bespreken wij alle ins en outs, zodat ondernemers zelf het aantal benodigde vierkante meters of werkplekken voor hun nieuwe kantoorruimte kunnen berekenen.

Wat voor soort kantoor zoek ik? 

Grofweg zijn er twee hoofdtypen kantoren die je kunt huren. Er bestaan ook enkele tussenvormen die kenmerken van beide varianten combineren, maar om het overzichtelijk te houden, beperken we ons in dit artikel tot deze twee soorten.

Full Service: bij dit type kantoor wordt alleen gerekend met de vierkante meters binnen je eigen kantoorruimte. Algemene faciliteiten, zoals een gedeelde keuken, vergaderruimtes, belhokjes, informele zitjes, receptie/ontvangstruimte en een bar enzovoort zijn al inbegrepen en vallen buiten het gehuurde metrage. (Bij het huren van een groter full-service kantoor, kunnen ook een eigen keukentje en/of vergaderruimtes beschikbaar zijn.) Je hoeft dus alleen rekening te houden met het aantal medewerkers dat je in je kantoor wilt onderbrengen en je budget. Wij adviseren om ongeveer 5 m² per werkplek aan te houden.

Conventioneel: bij een conventioneel kantoor moet je er rekening mee houden dat alle faciliteiten binnen het gehuurde metrage vallen, zoals een keuken, lunchruimte, vergaderruimtes, belhokjes en informele zitjes. (Als je gebruikmaakt van een bedrijfsverzamelgebouw, zijn er vaak enkele gedeelde faciliteiten, zoals een receptie/ontvangstruimte en een cafeteria.) Vanuit onze ervaring adviseren wij om ongeveer 10 m² per werkplek aan te houden.

Waar moet je op letten om te bepalen hoeveel kantoorruimte je nodig hebt? 

• Aantal medewerkers die fulltime op kantoor werken 

• Aantal medewerkers dat hybride en/of thuis werkt 

Houd er wel rekening mee dat er soms dagen kunnen zijn dat bijna iedereen naar kantoor wil komen. Dan moet hier natuurlijk wel plek voor zijn of er moet worden gewerkt met een reserveringssysteem om de beperkte capaciteit eerlijk te verdelen.  

•  Hoeveel ruimte per medewerker

Het bepalen van het aantal m2 per medewerker is een goed startpunt om te gaan bepalen wat jouw totale oppervlakte kantoor ongeveer zou moeten zijn.  

• De manier waarop je je kantoor gebruikt is van invloed op de ruimte die je nodig hebt: werk je in een open kantoortuin, of veel in afgesloten ruimtes en vergaderkamers, moeten er mogelijkheden zijn om koffie te drinken en/of te lunchen? 

Als je voor een Full Service kantoorruimte gaat, heb je hier meestal geen last van.  De kantoorruimte die je nodig hebt wordt in dat geval hoofdzakelijk gebruikt voor bureauwerkzaamheden, alle andere faciliteiten worden gedeeld. Uiteraard kan dit naar wens worden aangepast. 

• Budget en Locatie 

Dit spreekt redelijk voor zich, hoe groter je kantoor hoe hoger het benodigde budget, dit hangt dus sterk samen met de ruimte per medewerker die je beschikbaar wil stellen. Hoe beter de locatie des te hoger is in principe de vierkante meterprijs. 

Hoeveel ruimte heb je nodig per medewerker?

Voor Full-Service kantoren hoef je alleen maar rekening te houden met ‘Kantoor’, voor conventioneel zal je alle onderstaande punten moeten meenemen in je berekening. De indeling die wij gebruiken en bij veel van onze klanten al het nodige inzicht geeft is de volgende:

Full-service kantoor, vierkante meters per medewerker:

Additionele tips voor conventionele kantoorruimte

NEN-normen per werkplek 

De NEN-norm werkt met een puntensysteem, als je op de link klikt kan je de exacte berekening bekijken en ook nog enkele rekenvoorbeelden. Een werkplek met een beeldscherm en een ladekast hebben volgens deze normen minimaal 6m2 nodig per werkplek. Als hier nog andere kantoorbenodigdheden bijkomen, dan komen er extra vierkante meters bij. Let op; dit is een advies en geen regel. Uiteindelijk gaat het er natuurlijk om dat jouw medewerkers prettig kunnen werken in de geboden ruimte. Deze NEN-norm heeft betrekking op conventionele kantoorruimtes. We zullen in de onderstaande tabel conventioneel en full service dan ook splitsen.

Laten we de minimale NEN-norm (voor een conventioneel kantoor) van 6m2 nemen als uitgangspunt als minimaal aantal vierkante meter wat je nodig hebt.

Conventioneel kantoor, vierkante meters per medewerker:

Vergaderruimtes

Vergaderruimte: 2m2 tot 3m2 per stoel 

Kleine keuken / Pantry: 

Vuistregel is minimaal 1 pantry per 600 tot 700 m2 vloeroppervlak.

Om de grootte van de pantry te bepalen kan met het volgende rekening worden gehouden: 

• 1,5m2 per apparaat dat geïnstalleerd wordt in de pantry. 
• 1m2 per persoon die tegelijkertijd gebruik moet kunnen maken van de pantry.

Voorbeeld: een pantry met een koel-/vriescombinatie, vaatwasser, oven en magnetron (4 apparaten) die geschikt moet zijn voor het gebruik van 20 personen, zal een minimale afmeting moeten hebben van 36 m2. 

Toiletten: 

Grofweg houden wij aan dat er per 15 medewerkers één toilet nodig is en sowieso een heren- en een damestoilet. Let op dat er wellicht een toilet nodig is voor mindervaliden en dat binnen organisaties steeds vaker vraag is naar een genderneutraal toilet. De minimale ruimte voor een toilet met een wasbak houden wij op: 

• 4 m2 per toilet met wasbak

Aparte zithoek / relaxruimte 

Dit is natuurlijk afhankelijk van het aantal zitplaatsten/stoelen, hier houden wij rekening met minimaal: 

• 8 tot 10m2  

Belhokje / Concentratieplek / Stilteruimte 

Het kleinste eenpersoons belhokje (phone booth) of stilteruimte staan op ongeveer 1 vierkante meter. Aangezien de deur ook nog open en dicht moet kunnen, moet je rekening houden met minimaal 2 vierkante meter. Tegenwoordig heb je deze ruimtes ook voor meerdere personen, dus dan komen er een aantal vierkante meters bij. Hier is veel informatie over te vinden bij aanbieders van dergelijke cabines. 

Grootte van het meubilair 

Heb je al meubilair, wil je nieuw meubilair of wordt dit verzorgd door de verhuurder? Belangrijk is om de afmeting van je kasten en je bureaus mee te nemen in je berekening. Een bureau van 120 cm of 160 cm scheelt nogal in de bezetting van het aantal vierkante meters. Ook kunst en plantenbakken slokken weer extra vierkante meters op.